1. Operatorul datelor

Operatorul este CREARTIFY S.R.L., CUI RO53188879, Reg. Com. J2025100578004, capital social 200 lei, cu sediul în Str. Zidarilor nr. 4, bl. N1, ap. 75, 800587 Galați, România. Ne poți contacta la contact@spoolhive.com sau la +40 750 499 175.

2. Datele prelucrate

• date de cont: nume, adresă de e-mail, parolă protejată criptografic și preferințe;
• date despre organizație și membri: denumire, roluri, invitații și țară;
• date operaționale introduse de utilizator: inventar, imprimante, clienți, furnizori, comenzi, proiecte, lucrări, fișiere și note;
• date tehnice și de securitate: adresă IP, agent de utilizator, jurnale de autentificare, audit și erori;
• date de facturare: identificatori Stripe, starea abonamentului, facturi și informații de tranzacție. SpoolHive nu stochează numărul complet al cardului sau codul CVC.
• mesajele și solicitările trimise echipei de suport.

3. Scopuri și temeiuri

• executarea contractului: crearea contului, furnizarea aplicației, colaborarea în echipă, suportul și administrarea abonamentului;
• obligații legale: evidențe financiar-contabile, soluționarea solicitărilor autorităților și apărarea drepturilor;
• interes legitim: securitate, prevenirea fraudei, diagnosticarea erorilor, continuitatea și îmbunătățirea serviciului;
• consimțământ: numai atunci când este solicitat explicit, de exemplu pentru comunicări opționale.

4. Furnizori și destinatari

Datele pot fi accesate, strict cât este necesar, de furnizori de găzduire și infrastructură, servicii de e-mail și securitate, precum și de Stripe pentru procesarea plăților și administrarea abonamentelor. Stripe prelucrează datele conform propriei politici. Datele pot fi comunicate autorităților sau consultanților atunci când există o obligație legală ori este necesară apărarea unui drept.

5. Transferuri internaționale

Unii furnizori pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. În astfel de cazuri sunt utilizate mecanisme recunoscute de legislația aplicabilă, precum decizii de adecvare sau clauze contractuale standard, după caz.

6. Păstrarea datelor

Datele contului sunt păstrate cât timp contul este activ și ulterior numai cât este necesar pentru obligații legale, soluționarea disputelor, securitate și copii de siguranță. Evidențele de facturare se păstrează conform termenelor legale. Datele din backup sunt eliminate prin ciclurile tehnice de retenție și nu sunt folosite în scopuri curente.

7. Securitate

Aplicăm control al accesului, parole stocate securizat, verificare suplimentară la autentificare, jurnale de audit, copii de siguranță și conexiuni criptate. Niciun sistem nu poate garanta securitate absolută; te rugăm să folosești o parolă unică și să protejezi codurile de acces.

8. Cookie-uri și stocare locală

Site-ul și aplicația folosesc elemente strict necesare pentru sesiune, securitate, preferințe de limbă și interfață. Nu declarăm utilizarea cookie-urilor publicitare. Dacă vor fi introduse instrumente opționale de analiză sau marketing, această politică și mecanismul de consimțământ vor fi actualizate înainte de activare.

9. Drepturile tale

Poți solicita acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate sau opoziție, în condițiile legii. Mai multe detalii sunt disponibile pe pagina GDPR. Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

10. Modificări

Putem actualiza politica atunci când serviciul sau cerințele legale se schimbă. Versiunea curentă și data actualizării sunt publicate pe această pagină.

1. Data controller

The controller is CREARTIFY S.R.L., VAT ID RO53188879, Trade Register no. J2025100578004, share capital RON 200, with its registered office at 4 Zidarilor Street, N1 Building, Apt. 75, 800587 Galați, Romania. Contact us at contact@spoolhive.com or +40 750 499 175.

2. Data we process

• account data: name, email, cryptographically protected password, and preferences;
• organization and member data: name, roles, invitations, and country;
• user-provided operational data: inventory, printers, customers, suppliers, orders, projects, jobs, files, and notes;
• technical and security data: IP address, user agent, authentication, audit, and error logs;
• billing data: Stripe identifiers, subscription status, invoices, and transaction information. SpoolHive does not store full card numbers or CVC codes;
• support messages and requests.

3. Purposes and legal bases

• contract: account creation, service delivery, team collaboration, support, and subscriptions;
• legal obligation: accounting records, lawful authority requests, and legal claims;
• legitimate interests: security, fraud prevention, error diagnosis, continuity, and service improvement;
• consent: where explicitly requested for optional communications.

4. Providers and recipients

Data may be accessed only as necessary by hosting and infrastructure, email and security providers, and by Stripe for payments and subscriptions. Stripe processes data under its own privacy policy. Data may be disclosed to authorities or advisers where legally required or necessary to establish or defend a claim.

5. International transfers

Some providers may process data outside the EEA. Where applicable, recognized safeguards such as adequacy decisions or Standard Contractual Clauses are used.

6. Retention

Account data is kept while the account is active and afterwards only as required for legal duties, disputes, security, and backups. Billing records follow statutory retention periods. Backup data is removed through technical retention cycles and is not used for ordinary processing.

7. Security

We use access controls, securely stored passwords, additional login verification, audit logs, backups, and encrypted connections. No system offers absolute security; use a unique password and protect your access codes.

8. Cookies and local storage

The website and app use strictly necessary session, security, language, and interface storage. We do not claim to use advertising cookies. If optional analytics or marketing tools are introduced, this policy and consent controls will be updated first.

9. Your rights

You may request access, correction, erasure, restriction, portability, or object where the law allows. See the GDPR page. You may also complain to the Romanian data protection authority.

10. Changes

We may update this policy when the service or legal requirements change. The current version and date are published here.